Calendarios

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Los calendarios te permitirán cambiar los propietarios, colaboradores y configuraciones de uso compartido de un sólo calendario o de varios calendarios a la vez. También puedes exportar todos los calendarios a una vista en hoja de cálculo, la cual muestra el "Title" (título), "Description" (descripción), "Owners Emails" (correos electrónicos de los propietarios), "Type" (tipo), "Exposure" (exposición), "Location" (ubicación) y "Time Zone" (huso horario).

En la página del calendario puedes:

  1. Ver el tipo de cada calendario como "Primary" (Primario) o "Secondary" (Secundario)
  2. Filtrar los calendarios según varios criterios para poder encontrar más rápidamente lo que estás buscando.
  3. Exportar los calendarios a una hoja de cálculo.
    1. Muestra el "Title" (título), "Description" (descripción), "Owners Emails" (correos electrónicos de los propietarios), "Calendar Type" (tipo de calendario), "Location" (ubicación), así como el "Time Zone" (huso horario) usado para el calendario.
  4. Ver el título, propietario, tipo y estatus de cada calendario.

Filtros del calendario

Al hacer clic en "Filter" (filtro) podrás clasificar la lista de calendarios por los siguientes:

  • "Owned by user" (Perteneciente al usuario) - Al seleccionar aquí puedes ver y clasificar los calendarios por usuarios.
  • "Calendar name" (Nombre del calendario) - BetterCloud automáticamente clasificará la lista de calendarios según el nombre.
  • "Shared with*" (Compartido con*) - Puedes ver todos los calendarios compartidos con una dirección de correo electrónico específica o con un dominio completo (p. ej. @gmail.com)
  • "Calendar type" (Tipo de calendario) - Escoge si quieres ver los calendarios primarios o secundarios
  • "Exposure" (Exposición) - Puedes clasificar los calendarios en tu dominio según el nivel de exposición

Descripciones de los iconos de estatus en el calendario

  • "Public" (Público) - Cualquier persona en internet puede encontrar y acceder al sitio web.
  • "Public with a link" (Público con enlace) - Es un sitio web "unlisted" (privado) que es poco probable que aparezca en resultados de búsqueda, pero que permanece accesible a cualquier persona en internet que conozca el enlace
  • "External" (Externo) - Los usuarios pueden invitar a personas fuera de su organización a ver y editar su sitio web.
  • "Only Domain" (Sólo dominio) - El sitio web creado en tu organización se puede buscar y ver por todos en tu organización.
  • "Only Domain with link" (Sólo dominio con enlace) - Cualquier persona en tu organización puede acceder al documento, pero sólo si conoce el URL. Esto es como un número de teléfono "unlisted" (privado) al cual sólo las personas que saben el número te pueden llamar.
  • "Private" (Privado) - Los sitios web no son accesibles a nadie que no sea el dueño y las personas a las cuales el dueño permite acceso de manera explícita.

Cuando seleccionas un calendario específico, recibes tres funciones principales.

  1. "Sharing" (Compartir) - También puedes alterar las configuraciones de uso compartido de los calendarios al compartirlos con el dominio, el público o al restringir todo acceso para hacer que el calendario sea privado.
  2. "Scheduling" (Programar) - Puedes ver los próximos cuatro días de eventos en el calendario de los individuos. Si nada aparece recibirás un aviso que dirá, "There are no events scheduled for this calendar" (No hay eventos programados para este calendario).
  3. "Details" (Detalles) - Esta pestaña contiene el Calendar ID, el nombre, la ubicación, el huso horario y una descripción de cada calendario.

"Sharing" (Compartir)

Puedes compartir el calendario de un individuo o grupo al seleccionar el calendario. El próximo paso es incluir una dirección de correo electrónico del usuario o grupo con el que quieras compartir el calendario. Puedes seleccionar el nivel de acceso del nuevo usuario a través del desplegable, a la derecha de donde incluiste la dirección de correo electrónico. Las cuatro opciones de acceso son:

  1. "See availability" (Ver disponibilidad) ("hide details" - esconder detalles) - Este es el nivel de acceso con más restricción y sólo permite al nuevo usuario ver la disponibilidad del calendario compartido.
  2. "View events" (Ver eventos) - Permite al usuario ver la disponibilidad y los eventos en el calendario.
  3. "Edit events" (Editar eventos) - Permite que el usuario edite los eventos en el calendario y vea los detalles del evento.
  4. "Full Control" (Control total) - Le da al usuario control total del calendario compartido.

Compartir con todo el dominio

Como súper administrador, también podrás seleccionar configuraciones de uso compartido para todo el dominio. Selecciona la casilla al lado de "Name" (nombre) y tendrás la opción de "Select All" (Seleccionar todo), lo cual te permitirá cambiar las configuraciones de uso compartido para todos los calendarios que actualmente están en tu dominio. Al hacer clic en el desplegable, se te dará la opción de "Change Sharing Settings" (Cambiar las configuraciones de uso compartido). Cuando haces clic en "sharing settings" (configuraciones de uso compartido) puedes:

  1. "Make calendars private" (Hacer que los calendarios sean privados) - Hace los calendarios privados
  2. "Share with" (Compartir con) ______@domain.com - Hace que el recurso sólo esté disponible para aquellos usuarios en tu dominio
    • "Show only free/busy" (Mostrar sólo la disponibilidad free/busy) - Muestra el calendario para aquellos en tu dominio, pero restringirlo a la disponibilidad "busy" (ocupado) o "free" (libre).
    • "Show full event details" (Mostrar los detalles completos del evento) - Muestra el calendario y todos los detalles del evento, pero lo mantiene restringido a usuarios en tu dominio.
  3. "Share with public" (Compartir con el público) - Permite que el calendario se comparta de manera externa con personas fuera de tu dominio.
    • "Show only free/busy" (Mostrar sólo la disponibilidad free/busy) - Permite que el calendario se comparta de manera externa, pero restringirlo a la disponibilidad "busy" (ocupado) o "free" (libre).
    • "Show full event details" (Mostrar los detalles completos del evento) - Permite que el calendario se comparta de manera externa y que toda la información de los eventos también se comparta.

Pestaña de "Resource" (Recursos)

Hacer clic sobre la pestaña de recursos abrirá la siguiente pantalla. Desde esta página podrás acceder a y extraer datos relacionados a los recursos que están actualmente en tu oficina. Desde esta página podrás:

  1. "Create a new resource" (Crear un nuevo recurso) - Añadir un nuevo recurso a tu dominio.
  2. "Filter" (Filtrar) - Filtrar los recursos según el "Resource Name" (nombre del recurso), "Shared With" (con quién está compartido), "Exposure" (exposición), "Resource Type" (tipo de recurso) y el "Utilization" (uso)
  3. "Export to a spreadsheet" (Exportar a una hoja de cálculo) - Exportar todos los recursos a una hoja de cálculo en Google Drive
  4. Seleccionar un recurso individual
  5. "Select all resources" (Seleccionar todos los recursos) - Al seleccionar la casilla y luego presionar "Select All" (seleccionar todo), se seleccionarán todos los recursos dentro de tu dominio.
  6. "Change sharing permissions" (Cambiar los permisos de uso compartido) - Editar los permisos de los recursos seleccionados.

Crear un recurso

Recomendamos que uses el método avanzado, ya que hemos creado las mejores prácticas para que sea más fácil para que tus clientes lo usen:

  1. "City" (Ciudad) - Dónde se ubica el recurso
  2. "Building" (Edificio)
  3. "Floor or location" (Piso o ubicación)
  4. "Resource name" (Nombre del recurso)
    1. "Resources name" (Nombre de los recursos)
    2. "Resource type" (Tipo de recurso)
  5. "Resource details" (Detalles del recurso)
    1. "Amenities" (Servicios)
    2. "Resource description" (Descripción del recurso)

Filtrar los recursos

Al hacer clic en el botón de "Filter" (Filtrar) podrás filtrar los recursos según:

  • "Resource name" (El nombre del recurso)
  • "Shared with*" (Con quién está compartido*)
  • "Exposure" (La exposición)
  • "Resource type" (El tipo de recurso)
  • "Utilization*" (Uso*)

*El uso se basa en la cantidad de horas que se usa el recurso (X) durante el transcurso de una semana laborable estándar de cuarenta horas. < Uso = ( X horas / 40 ) * 100 >

También puedes exportar todos los recursos a una hoja de cálculo para tener una lista fácilmente accesible y manejable.

Seleccionar un recurso

Cuando seleccionas un recurso del "explorer" (explorador) se te lleva a una página nueva con tres pestañas:

  1. "Sharing" (Compartir)
  2. "Schedule" (Programa)
  3. "Details" (Detalles)

Desde esta pantalla puedes añadir el recurso a un usuario o a un grupo al ingresar las direcciones de correo electrónico pertinentes en esta casilla:

También puedes personalizar las configuraciones de uso compartido para cada recurso en la parte de abajo de esta página. Cada recurso tiene varias configuraciones de uso compartido:

    • "Make calendars private" (Hacer que los calendarios sean privados)
    • "Share with" (Compartir con) ______@domain.com - Hacer que el recurso sólo esté disponible para aquellos usuarios en tu dominio
      • "Show only free/busy" (Mostrar sólo la disponibilidad free/busy) - Mostrar el recurso a aquellos en tu dominio, pero restringirlo a la disponibilidad "busy" (ocupado) o "free" (libre).
      • "Show full event details" (Mostrar los detalles completos del evento) - Mostrar el recurso y los detalles del evento, pero restringirlo a los usuarios en tu dominio.
    • "Share with public" (Compartir con el público) - Permitir que el recurso se comparta de manera externa con personas fuera de tu dominio.
      • "Show only free/busy" (Mostrar sólo la disponibilidad free/busy) - Permitir que el recurso se comparta de manera externa, pero restringirlo a la disponibilidad "busy" (ocupado) o "free" (libre).
      • "Show full event details" (Mostrar los detalles completos del evento) - Permitir que el recurso se comparta de manera externa y permitir que también se comparta toda la información del evento.

Programa

Cuando seleccionas la pestaña de "Schedule" (programa), puedes ver a qué horas estará ocupado el recurso en los próximos cuatro días calendarios. Esta pantalla detallará la hora y el título de cada evento programado

La pestaña de "Details" (detalles) enumera la siguiente información para el recurso:

  • "Delete this resource" (Suprimir este recurso)
  • "Email" (Correo electrónico) - Este es un identificador único para cada recurso, semejante al correo electrónico de un usuario.
  • "Resource Type" (Tipo de recurso) - Puedes seleccionar de una "Conference Room" (sala de conferencia), "Office Projector" (proyector de oficina), "Vehicle" (vehículo), "Common Area" (área común), "Camera" (cámara) y "Other" (otro) (ver más adelante).
  • "Name" (Nombre) - un nombre para el recurso, semejante a como aparece a continuación como aparece en el "Board Room".
  • "Description" (Descripción) - Usa esto para crear una descripción detallada del recurso.

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