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El Drive almacena todos los archivos que estan en tu dominio, incluyendo documentos, hojas de calculo, presentaciones y todo documento en otro formato. Es importante que controles como se comparten los elementos contenidos en el Drive y su nivel de exposición a diferentes medios.

Los administradores pueden desglosar sus dominios en el Google Drive con filtros utiles como "owner" (propietario), "type" (tipo), "size" (tamaño), "file extension" (extension del archivo), "exposure level" (nivel de exposición), "people and domains shared with" (personas y dominios con quien se comparte) y muchos más. Esta vista también muestra los documentos creados fuera del dominio, pero compartidos con usuarios dentro de tu entorno. El "Drive Explorer" permite que los administradores cambien la titularidad de los documentos y que añadan y eliminen colaboradores en un documento individual, al igual que en cientos de documentos a la vez. Todas las búsquedas y acciones se graban en registros de auditoría, para fines de cumplimiento.

"Drive Dashboard" (Tablero del Drive)

Cuando entras a la seccion del Drive en las pestañas de Google Apps, estaras en el tablero del Drive.

El "Drive Dashboard" te dara un resumen de

        1. La cantidad total de documentos en tu dominio
        2. Busca documentos segun,
          • "Owned by Org Unit" (Perteneciente a una Unidad Org)- Te permite filtrar los resultados para que muestren sólo los elementos que le pertenecen a una Unidad Org particular
          • "Doc Title" (Titulo del documento)- Te permite filtrar los resultados para que muestren los elementos que tengan un titulo en particular
          • "Shared With" (Compartido con)- Te permite filtrar los resultados para que muestren slo los elementos que son compartidos con un correo electrónico o dominio en particular.
          • "Exposure" (Exposicion)- Te permite filtrar los resultados para que muestren los elementos que tengan un nivel de exposición particular ("Public" - Publico, "Public with a link" - Público con enlace, "External" - Externo, "Only Domain" - Solo con dominio, "Only Domain with link" - Solo con dominio y enlace, "Private" - Privado)
          • "Last Updated" (Última actualizacion)- Te permite filtrar los resultados para que muestren sólo los elementos que se actualizaron dentro de un período de tiempo particular (< 1 mes, 1-3 meses, 3-6 meses, > 6 meses)
          • "File Extension" (Extension del archivo)- Te permite filtrar los resultados para que muestren los elementos que tengan una extensión de archivo particular (.exe, .pdf, .jpg, .txt, etc.)
          • "Violation" (Infraccion)- Te permite filtrar los resultados para que muestren sólo los elementos que están infringiendo una "Sharing Policy" (Política de intercambio). Puedes ajustar este filtro para que solo muestre elementos que estan "Flagged as a violation" (marcados como una infraccion), "Marked as an exception" (marcados como una excepción), "Auto-Corrected" (Auto corregido) o "Requesting an exception" (que están solicitando una excepción)
          • "Read Status" (Estatus de lectura)- Te permite filtrar los resultados para que muestren sólo los elementos que han sido leídos o que aún no se han leído (ver "Sharing Policy" - Política de intercambio)
          • "Policy Name" (Nombre de la politica)- Te permite filtrar los resultados para que muestren los elementos que tienen un específico
        3. Una tabla que muestra todos los documentos por tipo
          • Google Docs
          • Documentos
          • Presentaciones
          • Hojas de cálculo
          • Dibujos
          • Archivos
          • Formularios
          • Archivos cargados(No de Google Docs)
          • Videos
          • PDFs
          • Imagenes
          • Otro
        4. Cualquier alerta concerniente a las "Drive Sharing Policies" (Políticas de intercambio en el Drive)
          • Si un archivo contenido dentro del Drive se esta compartiendo de una manera que no se permite
            Ejemplo: Si las configuraciones permiten que los internos sólo puedan compartir con el dominio y un interno ha compartido una hoja de cálculo con una dirección de correo electrónico que está fuera del dominio, recibirás una notificación aquí.
        5. La exposición de tu Drive, la cual especifica cuántos elementos contenidos en tu Drive tienen la capacidad de compartirse de manera "Public" (publica), "Public with a link" (publica con enlace), "External" (Externa) y con el dominio.
          • "Activity" (Actividad)" muestra las exposiciones que han ocurrido desde tu ultima "sync" (sincronización)
          • Los elementos que hayas desechado en la papelera aún apareceran en tu Drive, porque este escanea todos tus archivos durante una sincronización y eso incluye el archivo de la papelera.

"Drive Explorer" (Explorador del Drive)

El explorador del Drive es una herramienta muy util que te permite buscar y filtrar cada documento en tu Drive.

  1. Filtrar tu búsqueda según varios criterios
    • "Owned by User" (Perteneciente a un usuario)- Te permite filtrar los resultados para mostrar solo los elementos que le pertenecen a un usuario en particular
    • "Owned by Org Unit" (Perteneciente a una Unidad Org)- Te permite filtrar los resultados para que muestren sólo los elementos que le pertenecen a una Unidad Org particular
    • "Doc Title" (Título del documento)- Te permite filtrar los resultados para que muestren los elementos que tengan un titulo en particular
    • "Shared With" (Compartido con)- Te permite filtrar los resultados para que muestren sólo los elementos que son compartidos con un correo electrónico o dominio en particular.
    • "Exposure" (Exposición)- Te permite filtrar los resultados para que muestren los elementos que tengan un nivel de exposicion particular ("Public" - Publico, "Public with a link" - Público con enlace, "External" - Externo, "Only Domain" - Sólo con dominio, "Only Domain with link" - Sólo con dominio y enlace, "Private" - Privado)
    • "Last Updated" (Última actualización)- Te permite filtrar los resultados para que muestren sólo los elementos que se actualizaron dentro de un período de tiempo particular (< 1 mes, 1-3 meses, 3-6 meses, > 6 meses)
    • "File Extension" (Extensión del archivo)- Te permite filtrar los resultados para que muestren los elementos que tengan una extensión de archivo particular (.exe, .pdf, .jpg, .txt, etc.)
    • "Violation" (Infracción)- Te permite filtrar los resultados para que muestren sólo los elementos que están infringiendo una "Sharing Policy" (Política de intercambio). Puedes ajustar este filtro para que sólo muestre elementos que están "Flagged as a violation" (marcados como una infracción), "Marked as an exception" (marcados como una excepción), "Auto-Corrected" (Auto corregido) o "Requesting an exception" (que están solicitando una excepción)
    • "Read Status" (Estatus de lectura)- Te permite filtrar los resultados para que muestren sólo los elementos que han sido leídos o que aún no se han leído (ver "Sharing Policy" - Política de intercambio)
    • "Policy Name" (Nombre de la política)- Te permite filtrar los resultados para que muestren los elementos que tienen una específica "Drive Sharing Policy" (Política de intercambio en el Drive)
  2. Ver título del documento, dueño, tamaño, cantidad de veces que se ha visto, fecha de la última actualización, estatus
    • "Public" (público)- Cualquier persona en el mundo puede ver este documento en cualquier momento.
    • "Public with a link" (Público con enlace)- Cualquier persona en el mundo puede ver este documento, siempre y cuando se le haya enviado un enlace al documento; sin embargo, el documento no se puede encontrar por aquellos sin un enlace directo.
    • "External" (Externo)- Partes fuera de tu dominio pueden añadirse por un colaborador y entonces ver el documento. Estas partes externas no pueden editar el documento, a menos que se añadan como colaboradores.
    • "Only Domain" (Sólo dominio)- Todos dentro de tu dominio pueden ver el documento, nadie fuera del dominio puede ver el documento.
    • "Only Domain with link" (Sólo dominio con enlace)- Todos dentro de tu dominio pueden ver el documento, siempre y cuando se les haya provisto un enlace; nadie fuera del dominio puede ver el documento, incluso si se les provee el enlace.
    • "Private" (Privado)- Sólo aquellas personas agregadas directamente por el dueño del documento pueden ver el documento.
    • "Flagged as violation" (Marcado como infracción)- El elemento ha infringido una "Sharing Policy" (Política de intercambio)
    • "Marked as exception" (Marcado como excepción)- El elemento infringe una política de intercambio, pero tú has permitido que sea una excepción a la política de intercambio que infringe
    • "Auto-corrected" (Auto corregido)- El elemento infringió una política de intercambio, pero automáticamente se corrigió a través de una "Drive Sync" (Sincronización de Drive) y ya no infringe esa política de intercambio
    • "Requested exception" (Excepción solicitada)- El elemento infringe una política de intercambio, pero el dueño ha solicitado una excepción a la política
    • "Shared with a Group" (Compartido con un grupo)- El elemento se compartió para que un grupo en particular lo pueda ver.
  3. Exportar el Drive a una hoja de cálculo*
    • La hoja de cálculo aparecerá en tu Google Drive (drive.google.com) y te permitirá ver la "Creation Date" (Fecha de creación), "Title" (Título), "Owner Email" (correo electrónico del propietario), "Owner’s Org Unit (Unidad org del propietario), "Document Size" (Tamaño del documento), "Resource ID" (ID del recurso, un código de identificación específico para ese elemento), "Document Type" (Tipo de documento), "Last Updated Date" (Última fecha de actualización) y el nivel de "Exposure" (exposición), para todos los elementos contenidos dentro del Drive de tu dominio
      *Nota: Esto NO exporta los documentos reales a una hoja de cálculo. Exporta a una hoja de cálculo toda la información sobre los documentos visibles en el "Drive Explorer".
  4. Editar los permisos
    • "Change Owners" (Cambiar los propietarios)- Podrías tener múltiples propietarios de un documento. Los propietarios tienen la posibilidad de añadir colaboradores a un documento (y lectores si el documento es privado). El documento le aparecerá al propietario en un archivo que especificará quién era el propietario anterior.
      Aviso: Si quieres transferir la titulación de un archivo tendrás que transferir los archivos individuales también.
    • "Add/Remove Collaborators" (Añadir/Eliminar colaboradores)- Los colaboradores pueden editar el contenido de un documento, mientras que un lector sólo puede ver el contenido. Los colaboradores no pueden añadir a otros colaboradores a menos que también sean los dueños del documento.
    • "Change Sharing Settings" (Cambiar las configuraciones de uso compartido)- Las configuraciones de uso compartido se usan para establecer quién puede ver cada documento.
  5. Crear alertas y excepciones a las "Drive Sharing Policies" (Políticas de intercambio en el Drive) (ver #2 para la explicación de las excepciones)
  6. Marcar una alerta de infracción como leída o no leída.

Vista de un documento individual

Al hacer clic en un documento individual puedes ver muchos de los detalles relacionados solamente a ese documento. "Home" (Página principal)>Google Apps>Drive>"Drive Explorer" (Explorador del Drive)>"Doc Name" (Nombre del documento)

Desde esta página puedes:

    1. Ver una vista previa y editar el "Google Doc" (documento Google)
    2. Ver/Editar las "Sharing Settings" (configuraciones de uso compartido) del documento
      • Añadir individuos, dominios y grupos como "Editors" (editores), "Owners" (propietarios) o "Viewers" (lectores)
      • Cambiar el estatus de intercambio
        • "Public" (Público)
        • "Public with a link" (Público con enlace)
        • "External" (Externo)
        • "Only Domain" (Sólo dominio)
        • "Only Domain with link" (Sólo dominio con enlace)
        • "Private" (Privado)
    3. Ver cuál fue la última fecha de actualización y si el documento infringe cualquier política
    4. "View and Audit History of the Doc" (Ver y editar la historia del documento), lo cual te mostrará cambios que se han hecho al documento e incluye la fecha del cambio, el usuario que hizo el cambio y una descripción de la naturaleza del cambio.

"Drive Sharing Policies" (Politicas de intercambio en el Drive)

Las politicas de intercambio en el Drive son una guía para manejar cómo diferentes documentos dentro del dominio se comparten de manera interna y externa. Consulta el artículo sobre las "Drive Sharing Policies" (Políticas de intercambio en el Drive) para aprender cómo crear tus propias políticas.

Ejemplo: Si quieres que a los internos sólo se les permita compartir elementos dentro del dominio

"Externally Owned Docs" (Documentos pertenecientes a externos)

La pestaña de "Externally Owned Docs" (Documentos pertenecientes a externos) te permite ver y buscar los documentos que se han compartido con tu organización de una organización o usuario externo

Tu no puedes ver o editar las configuraciones de uso compartido para un documento perteneciente a un externo porque no le pertenece a tu dominio.

Puedes exportar estos documentos a una hoja de cálculo para ver el "Title" (título), "Owner" (propietario) y "Domain" (dominio) de todos los documentos pertenecientes a externos que se han compartido con tu dominio.

No encuentro un documento que está en mi dominio

Una "Drive Sync" (Sincronización de Drive) escaneará cada documento en tu dominio y los enumerará en el "Drive Explorer" (Explorador del Drive).

Tu Drive se sincronizara como parte de tus "Syncs" (Sincronizaciones) programadas y también puedes sincronizar tu Drive al realizar una sincronización manual/actualizar tu Drive. Para más información consulta el artículo sobre "Syncs" (Sincronizaciones) AQUÍ

Requisitos

Para que el "Drive Explorer" (Explorador del Drive) sincronice todos los documentos de tu dominio, BetterCloud tiene que estar "on" (encendido) para el dominio completo.

  1. En la consola de administrador de Google, navega a MarketPlace Apps
  2. Marca la casilla al lado de la entrada a BetterCloud
  3. Haz clic en el icono de

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