Actualizar grupos en masa

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Contenidos

  1. Exportar grupos
  2. Encontrar hoja de cálculo en Google Drive
  3. Actualizar la información
  4. Seleccionar Update Groups(actualizar grupos) en BetterCloud
  5. Seleccionar Spreadsheet(hoja de cálculo)

Actualizar grupos en masa es una manera fácil de ahorrar tiempo mientras se hacen cambios a muchos grupos a la vez. Esto puede ser útil si necesitas cambiar las configuraciones de varios grupos simultáneamente o si recientemente contrataste a empleados nuevos y quieres añadirlos a varios grupos a la vez.

Paso 1: Exportar grupos

Primero debes exportar todos tus grupos a una hoja de cálculo de la página de 'Browse Groups'(Explorar grupos)

Paso 2: Encontrar la hoja de cálculo en Google Drive

Puedes encontrar esta hoja de cálculo en tu "drive" (disco duro) en Google al seleccionar "recent" (recientes)

Paso 3: Actualizar la información en la hoja de cálculo

Puedes actualizar o añadir información a la hoja de cálculo:

  • Si estás actualizando información, ingresa ‘UPDATE(actualizar)’ en la columna A
  • Si estás añadiendo un grupo nuevo ingresa NEW (nuevo) en la columna A
  • No copies y pegues datos a la hoja de cálculo de otra hoja que no sea de Google

Paso 4: Seleccionar 'Update Groups'(actualizar grupos) en BetterCloud

Dentro de BetterCloud, selecciona "update groups" en la navegación izquierda bajo "groups" (grupos).

Paso 5: Seleccionar la recientemente actualizada hoja de cálculo

Selecciona tu hoja de cálculo actualizada del menú desplegable y luego haz clic donde dice "update groups" (si no ves tu hoja de cálculo, presiona el botón de actualizar)

Aviso: No puedes añadir miembros que estén fuera de tu dominio a un grupo usando la herramienta de Bulk Update

Requisitos

Asegúrate que tengas las configuraciones adecuadas del Google Control Panel (Panel de control de Google):

  • Marca "users can share document outside this organization"(Los usuarios pueden compartir el documento fuera de esta organización)
  • O marca "Let users receive document from outside this organization" (Permitir que los usuarios reciban el documento de fuera de esta organización)

Control Panel

Tendrás que activar las configuraciones que permiten a los usuarios instalar apps de Google Drive en el Admin Console (Consola del administrador) para que las hojas de cálculo se puedan añadir y modificar en Drive. Esta configuración se encuentra al ir a Google Apps > Drive > General Settings (Configuraciones generales) y al seleccionar ‘Allow users to install Google Drive apps’ (permitir que los usuarios instalen Google Drive apps).

 

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