Monitor de auditoría de correo electronico

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Esta herramienta te permite designar a un usuario para que monitores los correos de otro usuario. El monitor recibirá un resumen en formato .txt cada vez que el usuario que este monitoreando envíe o reciba un correo electrónico. El monitor también se puede ajustar para que incluya "chats" y "drafts" (borradores).

Para dar a un usuario acceso total a la bandeja de entrada de otro usuario, deberas usar la "Email Delegation Tool" (Herramienta de delegacion de correo electronico).

Configurar el "Email Audit Monitor" (Monitor de auditoría de correo electronico)

Al lado de "Email Monitor Activity" (Actividad del Monitor de correo electronico), selecciona "Create Monitor" (Crear Monitor)

  1. Selecciona la bandeja de entrada
      • Comienza a ingresar el nombre o apellido de un usuario y se completara automáticamente
      • Haz clic en "add pairing" (agregar vinculación) y "Continue" (Continuar)
  2. Elegir las "Settings" (Configuraciones)
      • Verificar correo electrónico, borradores y/o chats. Aviso: A causa del API usado, "Incoming" (Entrante) y "Outgoing" (Saliente) deben estar seleccionados
      • Elige una fecha de "Begin" (Comienzo) y/o de "End" (Final). Aviso: Deja la "End Date" (Fecha final) en blanco si quieres que sea continuo
      • Haz clic en "Continue" (Continuar)
  3. Revisar y aplicar
      • Asegúrate de que quieres aplicar al monitor que creaste y haz clic en "Apply Now" (Aplicar ahora).

Suprimir el "Email Audit Monitor" (Monitor de auditoría de correo electrónico) existente

Para suprimir a un monitor de correo electrónico existente, haz clic en la X roja que aparece bajo "Actions" (Acciones)

Para suprimir múltiples vinculaciones a la vez, selecciona las casillas a la izquierda de cada vinculación y luego haz clic en el botón de "Delete Monitors" (Suprimir Monitores)

Buscar una vinculación

Usa la barra de búsqueda para filtrar las vinculaciones de monitor para que sólo muestre las vinculaciones que contienen a ese usuario

Como se ven los "Email Monitors" (Monitores de correo electrónico)

Los correos electrónicos se te enviarán de parte de "youremail@yourdomain.com" o aparecerán como de parte de "Me" (Yo). El correo electrónico estará adjunto como un archivo ".txt", que se puede buscar en la barra de búsqueda de Google.

Información / Requisitos

  • Ediciones: Esta función no está disponible para Google Apps Standard (edición)
  • Podría tomar hasta una hora para que la vinculación aparezca en el "Email Monitor Activity Summary" (Resumen de actividad del monitor de correo electrónico), puedes verificar tus notificaciones
  • Puedes crear más de un monitor a la vez, pero tendrás que escoger configuraciones idénticas para todos

Preguntas más frecuentes

¿Un usuario se puede dar cuenta de que se le está monitoreando?
No. Los usuarios no tienen manera de detectar que hay un monitor activo.

¿Cómo puedo buscar el archivo .txt que se me envía?
Puedes usar la barra de búsqueda de Google para buscar cualquier archivo .txt, incluyendo aquellos que están adjuntos cuando estás monitoreando la bandeja de entrada de otro usuario.

¿Cuál es una manera más fácil de ver el archivo .txt?
Mira este vídeo: Cómo descargar y convertir a un formato html. Lamentablemente, es una limitación de Google Apps y no es posible.

¿Puedo configurar un monitor entre dominios? (p. ej. ¿desde un dominio primiario a un subdominio?)
Lamentablemente, esto es una limitación de Google Apps y no es posible. Si tienes un dominio como domain.com y subdomain.com, no puedes asignar a un monitor del user@domain.com para que monitoree la bandeja de entrada de user@subdomain.com

¿Los chats "Off the record" (extraoficiales) se capturarán en los monitores de auditoría de correo electrónico?
No. Los chats "off the record" (extraoficiales) no se capturarán por la herramienta de monitor de auditoría de correo electrónico. Como administrador, no hay manera de ver los chats "off the record" (extraoficiales) con BetterCloud.

Sólo quiero recibir algunas configuraciones del monitor de auditoría, pero las casillas aparecen en gris, ¿qué puedo hacer?
Con las APIs que Google ofrece es necesario también recibir lo entrante y saliente. Sin embargo, puedes solucionar esto al crear un filtro en Gmail,

Para poder explicar esta solución, piensa que el "Monitor" es la persona que lleva a cabo el monitoreo y el "monitor" (monitoreado) es la persona a la que se monitorea.

Después de crear tu vinculación en BetterCloud, así es como el monitoreo aparecerá en la bandeja de entrada del monitor.

  1. "Chats to/from monitee" (Chats del/para el monitoreado)- UserBeingMonitored@YourDomain.com: Chat
  2. "Incoming Messages to monitee" (Mensajes entrantes al monitoreado)- UserBeingMonitored@YourDomain.com: "Message received" (Mensaje recibido)
  3. "Saved Drafts" (Borradores guardados) creados por el monitoreado- UserBeingMonitored@YourDomain.com: "Draft" (Borrador)
  4. "Outgoing Messages to monitee" (Mensajes salientes del monitoreado)- UserBeingMonitored@YourDomain.com: Mensaje enviado
***Por ejemplo, para sólo recibir Chats;***

Paso 1: Crea 3 filtros diferentes en Gmail (o BetterCloud si no eres la persona que recibe los correos) para que el asunto sea:

UserBeingMonitored@YourDomain.com: "Message sent from" (Mensaje enviado de) (crea un filtro a la vez)

UserBeingMonitored@YourDomain.com: "Message received" (Mensaje recibido)

UserBeingMonitored@YourDomain.com: "Draft saved" (Borrador guardado)

Paso 2: Selecciona "Delete it" (Suprimirlo), "Also Apply to X matching conversations" (Aplicar también a la conversación X coincidente) y "Create Filter" (Crear filtro).

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