Contactos Compartidos

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¿Qué son contactos?

Aviso: A los "Contactos compartidos" se les llamará "Contactos"

Hay 2 tipos de "personas" en tu dominio de Google Apps y en conjunto constituyen tu "Directorio".

  1. Usuarios - Los usuarios en tu dominio que consumen una Licencia de Google Apps (Steve Jones, de contabilidad).
  2. Contactos - Son usuarios que no están en tu dominio y que no consumen una Licencia de Google Apps (p. ej. un vendedor con el que haces negocio)

Cuando usas la nueva herramienta de etiquetar ("Tagging widget") en BetterCloud, ciertos contactos se pueden compartir con ciertos usuarios o también pueden hacerse visibles para que el dominio completo los vean.

Puedes acceder a Contactos y manejarlas a través de la pestaña del "Directory" (Directorio) en BetterCloud.

  • Los contactos están organizados por etiquetas
  • Se completarán automáticamente en Gmail, Calendars (Calendarios), etc.
  • Los cambios a los contactos y etiquetas hechos en BetterCloud se aplicarán instantáneamente a Google Contacts.
  • Tomará 24 horas para que los contactos se ingresen en el Directorio de tu organización.
  • Añadir contactos y etiquetas en masa usando una plantilla nueva de la hoja de cálculo.

“Qué hay nuevo/Qué ha cambiado?’

  • Los "Shared Contacts" (contactos compartidos) ahora se llaman "Contacts" (contactos)
    • Significan lo mismo, pero con otro nombre
    • Hay más funcionalidad con esta función de contactos
  • Las etiquetas ahora se usan para enviar contactos específicos a diferentes usuarios del dominio
  • Los "End-User Settings" (configuraciones del usuario final) se han actualizado y ahora incluyen la capacidad de permitir que un usuario final maneje los contactos
  • Los contactos(FP)(Sólo lectura/Read-Only) y Empleados(FP)(Sólo lectura/Read-Only) se han vuelto obsoletos y se han reemplazado con “#Google Shared Contacts” and “#Users”. Para más información sobre estas etiquetas nuevas, haz clic here.

***AVISO: A través de este artículo, los términos Domain Users (Usuarios de dominio), Contacts(Contactos) and Tags(Etiquetas) son usados a menudo. Podría ser útil notar que los Domain Users(usuarios de tu dominio) se añaden a las Tags(etiquetas) mientras que los Contacts(Contactos) External Users (aquellos fuera de tu dominio) están organizados por Tags(etiquetas). Esto tendrá más sentido mientras lees este artículo y usas la función de contactos.

 

¿Por qué debería usar los contactos?

Usar la función de Contactos hace que la comunicación con aquellos que estén fuera de tu dominio sea un proceso más fácil.

Los Contactos se pueden usar de diferentes maneras según cada organización y son comúnmente usados para almacenar la información de contacto de proveedores, clientes, vendedores frecuentes o de cualquier persona fuera del dominio que los usuarios contactan a menudo.

Crear Contactos

Hay tres maneras de crear un contacto:

  1. Método guiado (crear individualmente)
    • Presenta los mismos campos que cuando creas un contacto en Gmail
    • Los contactos guardados sólo mostrarán los campos completados
  2. Usando la hoja de cálculo (crear en masa)
    • Permite que añadas y elimines etiquetas dentro de la hoja de cálculo
    • Permite la creación de campos personalizados
  3. Crear desde "My Contacts" (Mis contactos)

Método guiado: La mejor opción cuando se crea un solo contacto

    1. Dentro del directorio, ve a la pestaña de "Contacts" (contactos) y selecciona “Create Contacts”(Crear contactos)
    2. Bajo la sección de “Guided”(guiado),selecciona “Get Started”(Comenzar)
    3. Here you can enter in the needed contact information, add a photo and create a tag for this Contact as well.
        • Para más información sobre etiquetas, mira la

Tags Section (Sección de etiquetas)

  1. Selecciona, “Create Contact”(Crear contacto)
  2. Tu nuevo contacto ahora debe aparecer en tu lista de contactos!

Por hoja de cálculo: La mejor opción para cuando añades un gran número de contactos nuevos

    1. Dentro del directorio, ve a la pestaña de Contacts y selecciona “Create Contacts”(Crear contactos)
    2. Bajo la sección de “Bulk”, selecciona “From Spreadsheet”(de una hoja de cálculo)

    1. Selecciona una plantilla (Blank (en blanco) or Sample Contact(Contacto modelo))

    1. Navega al Drive y abre la hoja de cálculo exportada
    2. Ingresa la información nueva de los contactos en la hoja de cálculo

    1. Vuelve a BetterCloud y ve a la sección de “Import New Users”(Importar usuarios nuevos)en la página de Create Contacts (crear contactos) y selecciona la hoja de cálculo actualizada a ser importada
    2. Selecciona “Create Contacts”(Crear contactos)

  1. ¡Tus nuevos contactos ahora deben aparecer en tu lista de contactos!

Crear desde el archivo de My Contacts(Mis contactos): La mejor opción cuando creas múltiples contactos de tus "My Contacts" personales.

    1. Dentro del directorio, ve a la pestaña de “Create Contacts”(contactos)
    2. Bajo la sección de Bulk (en masa), selecciona “From My Contacts”(de Mis contactos)

    1. Selecciona un grupo de contactos de tus grupos de contactos personales del menú desplegable
      • Tendrás la opción de crear una nueva etiqueta aquí para este grupo de contactos
        • A newly created tag can be shared with only certain users
      • También tienes la opción de etiquetar al grupo como un Google Shared Contact(Contacto compartido de Google)
        • Los contactos con la etiqueta de Google Shared Contact se añaden al directorio del dominio (por ejemplo, se ingresarían automáticamente en Gmail)
    2. Selecciona las etiquetas necesarias para este grupo de contactos.
      • Si no seleccionas ninguna etiqueta, estos contactos sólo existirán dentro de BetterCloud
    3. Haz clic sobre el botón de "Create Contacts" (Crear contactos)

  1. Estos contactos ahora aparecerán en tu lista de contactos
    • Las etiquetas que se añadieron a cada contacto aparecen en la parte derecha bajo la columna de “Tags&rdquo(etiquetas)

Cómo actualizar los contactos

Hay 2 maneras de actualizar los contactos:

  1. Individualmente
  2. In Bulk(En Masa)

Actualización de un contacto individual

    1. Dentro del directorio, abre la pestaña de Browse Contacts (Explorar los contactos).
    2. Busca al contacto que necesita ser actualizado. Puedes ingresar la información en la barra de búsqueda bajo “Name”(nombre) para encontrar a un contacto y el nombre debería completarse automáticamente si existe dentro de tus contactos
    3. Haz clic sobre ese usuario y luego selecciona “Edit Contact Information”(Editar la información del contacto) en la parte de arriba
      • También puedes suprimir el contacto desde este punto al seleccionar la flecha desplegable
    4. Edita todos los campos necesarios y presiona Save(Guardar)
      • También tienes la capacidad de añadir más campos, incluyendo los campos personalizados

Actualizaciones de contactos Bulk(En Masa)

    1. Dentro del directorio, selecciona la pestaña de Update Contacts(Actualizar contactos)
    2. Aparecerá una ventana de "Bulk Update Contacts" (Actualización de contactos en masa). Tendrás que exportar los contactos a una spreadsheet(hoja de cálculo), así que selecciona ese botón

    1. Ve a tu Drive y selecciona la hoja de cálculo exportad
    2. De aquí puedes actualizar los campos necesarios para múltiples etiquetas de contactos
      • Esta hoja de cálculo se guarda automáticamente

    1. Vuelve a BetterCloud y selecciona la hoja de cálculo a ser importada desde el menú desplegable bajo “Ready to Update Contacts?”(¿Listo para actualizar los contactos?)
      • La última hoja de cálculo actualizada aparecerá en la parte de arriba. Si no, sólo haz clic sobre el ícono de actualizar
    2. Cuando hayas seleccionado la hoja de cálculo actualizada a ser cargada, sólo haz clic sobre el botón azul de “Update Contacts”(Actualizar contactos)

  1. ¡Ahora tus contactos en BetterCloud se actualizarán!

Explorar los contactos: En BetterCloud y Gmail

    1. En BetterCloud puedes ver la lista principal de los contactos en tu dominio
      • Ve a la pestaña de Browse Contacts(Explorar contactos) para ver todos los contactos
      • Las etiquetas que están adjuntas a cada contacto están disponibles para que las veas aquí y también están en la extrema derecha bajo la columna de Tags(etiquetas)
      • Puedes filtrar por etiqueta a través de la barra de búsqueda o al hacer clic sobre una etiqueta
      • Desde esta lista de contactos puedes también etiquetar en masa y suprimir contactos en masa

    1. Desde Gmail puedes ver tus contactos en tus Google Contactos.
      • Los contactos estarán organizados en archivos según la etiqueta y cada etiqueta será visible aquí
      • Hacer clic sobre una etiqueta mostrará todos los contactos bajo esa etiqueta.
      • También vas a ver 2 etiquetas creadas por BetterCloud, llamadas Google Shared Contacts (Sys) y Users (Sys)
        • Google Shared Contacts (Sys)(Contactos compartidos de Google (Sys)) -  Todos los Contactos con esta etiqueta se añaden al directorio de gmail del dominio ’
          • Un usuario del dominio tendría que estar suscrito bajo esta etiqueta para tener estos contactos visibles en su directorio
        • Users (Sys) (Usuarios(Sys))  -Esta etiqueta representa a los usuarios del dominio ’
          • Compartir esta etiqueta con un usuario del dominio añadirá un archivo de '#Users' (#Usuarios) a tus contactos de Gmail
            • '#Users' recoge a todos los usuarios del dominio
          • No puedes etiquetar a los contactos con esta etiqueta; es una función automática que no puedes alterar; los usuarios del dominio se añaden automáticamente a esta etiqueta/archivo.

Etiquetas

Las etiquetas son una excelente forma de organizar y manejar tus contactos en BetterCloud y en Google Contacts.

  1. Las etiquetas te permiten filtrar tus contactos a través de grupos al añadirlos a una o varias etiquetas.
  2. Puedes controlar qué usuarios en tu dominio tienen acceso a contactos específicos al añadirlos a etiquetas.

Crear etiquetas

Al ingresar texto en la sección de 'Tag Contact' (etiquetar contacto), puedes crear una etiqueta que se puede volver a usar para cualquier contacto nuevo o existente. También puedes añadir una etiqueta existente al contacto.

Compartir contactos según la etiqueta

Cuando creas una etiqueta nueva aparecerá en la sección de ‘Share Contacts by Tag(Compartir contactos según la etiqueta)’la cual te permitirá ver y manejar cada etiqueta. En esta página puedes,

    1. Ver el nombre de la etiqueta
    2. Ver si la etiqueta está ‘Shared(compartida)’
      • - Hay usuarios del dominio añadidos a la etiqueta
      • No - No hay usuarios del dominio añadidos a la etiqueta
    3. View if the tag is ‘Copied to My Contacts’
      • - Estos contactos se mostrarán en los dispositivos móviles de los usuarios y está marcada la casilla de Copy [tag] contacts to user’s My Contacts for Mobile Sync (Copiar los contactos [etiqueta] al archivo "Mis contactos" del usuario para sincronizar el móvil)
      • No - Estos contactos no aparecerán en los dispositivos móviles de los usuarios y no está marcada la casilla de 'Copy [tag] contacts to user’s ’s “My Contacts” for Mobile Sync’Copiar los contactos [etiqueta] al archivo 'Mis contactos' del usuario para sincronizar el móvil)
    4. Filtrar las etiquetas según el nombre

Etiquetas de sistema

Los contactos incluyen 2 etiquetas generadas por el sistema que permitirán que tus contactos y usuarios de dominio aparezcan en tu directorio. Estos son:

    1. Google Shared Contact (Sys)(Contactos compartidos de Google (Sys))
      • Puedes etiquetar cualquier cantidad de contactos con esta etiqueta generada por el sistema y se añadirán automáticamente al directorio en los Google Contacts.
      • Además, si un usuario se añade a esta etiqueta, el archivo “#Google Shared Contacts” se creará dentro de los r’Google Contacts del usuario.

      • Si quisieras que estos contactos aparezcan en los dispositivos móviles de tus usuarios, activa la opción de’ mobile devices, enable the ‘Copy Google Shared Contact (Sys) contacts to user’s “My Contacts” for Mobile Sync’ (Coipar los contactos compartidos de Google (Sys) al archivo de “Mis contactos” del usuario para sincronizar el móvil)
        Aviso: Cuando los contactos se añaden a esta etiqueta, podría tomar hasta 24 horas para que aparezcan en el directorio
    1. Users (Sys)(Usuarios (Sys))
      • Esta etiqueta muestra todos los usuarios en tu dominio
      • Además, si un usuario se añade a esta etiqueta el archivo “#Users” se creará dentro de los Google Contacts del usuario.
        Aviso: Si la información de contacto de un usuario se actualiza en BetterCloud sólo se actualizará en Google Contacts después de que se sincronice el directorio

      • Si quieres que los usuarios puedan ver toda la información de contacto del usuario en sus dispositivos móviles, debes añadirlos a esta etiqueta y activar ‘Copy Users (Sys) contacts to user’s “My Contacts” for Mobile Sync’ (Copiar los contactos de Users (Sys) al archivo de 'Mis Contactos' del usuario para sincronizar el móvil)
        Aviso: Los contactos externos no se pueden añadir a esta etiqueta.
      • También tienes la opción de ‘Exclude aliases and nicknames for domain users’ (Excluir aliases y apodos de los usuarios del dominio)
        • Marcado - Cualquier alias y apodo se omitirá del archivo de usuarios en los Google Contacts
        • Sin marcar - Cualquier alias y apodo aparecerá en el archivo de usuarios en los Google Contacts

Cómo añadir contactos/usuarios a tu directorio

Para añadir contactos a tu directorio:

  • Cuando vas a crear o editar un contacto nuevo, agrega la etiqueta‘Google Shared Contact (Sys)’ a la lista de etiquetas del usuario. .

Para añadir usuarios a tu directorio:

  • Los usuarios no se añadirán automáticamente al directorio.
    Aviso: Podría tomar hasta 24 horas para que aparezcan en el directorio.

Etiquetas individuales

Puedes manejar las etiquetas al hacer clic sobre la etiqueta en la página de ‘Share Contacts by Tag(Compartir contactos por etiqueta)’Desde esta página puedes:

    1. Ver el nombre de la etiqueta
    2. Renombrar/Suprimir la etiqueta
      • Aviso: Sólo puedes renombrar una etiqueta cada 4 horas
    3. Añadir/eliminar usuarios
    4. Ver con quién se comparte esta etiqueta
    5. Activar el Mobile Sync al marcar ‘Copy [tag] contacts to the user’s “My Contacts” folder for Mobile SyncCopiar los contactos [etiqueta] al archivo 'Mis contactos' del usuario para sincronizar el móvil)’
      • Todos los usuarios añadidos a esta etiqueta podrán ver los contactos asociados en sus dispositivos móviles

Aviso: Este es el equivalente a ‘Mobile Contact Sync (Sincronización de contacto móvil)’ que ahora está obsoleto

Aviso: Mientras se extrae la etiqueta de Users (Sys) también puedes elegir que los aliases de correo electrónico y aliases de dominio no aparezcan en los Google Contacts

Añadir usuarios a una etiqueta

    1. Para añadir y darle acceso a usuarios a una etiqueta, navega a la etiqueta individual de la página de ‘Share Contacts by Tag(Compartir contactos por etiqueta)’ y haz clic sobre Add Users(Añadir usuarios).

    1. Selecciona a los usuarios que quisieras añadir a la etiqueta y haz clic sobre el botón de + que aparece al lado de su nombre.
      • También puedes añadir por grupo y unidad org.
  1. Esta etiqueta ahora aparecerá como un archivo en sus Google Contacts.

Editar etiquetas de un usuario en tu dominio

Puedes ver y eliminar las etiquetas que se comparten con un usuario en tu dominio al seleccionar al usuario en la página de 'Browse Users'(Explorar usuarios) en BetterCloud.

    1. Selecciona ‘Contact Tags(etiquetas de contactos)’ bajo 'Subscriptions(suscripciones)' en la barra de navegación izquierda de la página del usuario para ver las etiquetas que están compartidas con ellos
    2. Ver el nombre de las etiquetas compartidas con el usuario
    3. Si una etiqueta o grupo de etiquetas se seleccionan, puedes eliminarlas del usuario y del archivo, y los contactos asociados con ellas ya no aparecerán en sus Google Contacts
    4. Exportar las etiquetas a una hoja de cálculo
    5. Extraer todos los contactos al usuario

Cómo sincroniza con dispositivos móviles

Todos los usuarios con los que esa etiqueta está compartida podrán ver los contactos asociados a la etiqueta en sus dispositivos móviles al marcar ‘Copy [tag] contacts to user’s “My Contacts” For Mobile Sync’(Copiar los contactos [etiqueta] al archivo de 'Mis contactos' del usuario para sincronizar el móvil).

Ahora aparecerán bajo el archivo de My Contacts(Mis contactos) en Google Contacts.

Para sincronizar con tu dispositivo iOS, consulta este artículo

End-User Settings(Configuraciones de usuario final)

En "End-User Settings" bajo ‘Directory(directorio)’, tienes la opción de permitir que tus usuarios finales creen y editen los contactos, al igual que sus etiquetas en BetterCloud, al seleccionar “on” u “off” a través de la 'Create and Edit Contacts option(opción de crear y editar contactos)'.

  • On - Los usuarios podrán crear y editar los contactos en BetterCloud
  • Off - Los usuarios no no podrán crear y editar contactos en BetterCloud

Controles de acceso

Si buscas granularidad y no quisieras dar a todos tus usuarios finales la capacidad de crear y editar contactos, puedes marcar en ‘off”la configuración de ‘Create and Edit Contacts” en las “End-User Settings(configuraciones de usuarios finales)”. Luego, puedes crear un Access Role (Rol de acceso) para aquellos que sí.

¿Qué le pasó al Mobile Contact Sync?

El Mobile Contact Sync ya se ha hecho obsoleto de BetterCloud. Al ir a una etiqueta individual, podrás extraer los contactos en los dispositivos móviles de los usuarios al elegir "Copy [tag] contacts to user’s “My Contacts” for Mobile Sync" (Copiar los contactos [etiqueta] al archivo de "Mis contactos" del usuario para sincronizar el móvil)

Completar automáticamente

Las etiquetas se llenarán automáticamente en Gmail y Calendar. Cuando se ingresa una etiqueta dentro de un mensaje o de una invitación de calendario, todos los contactos asociados con esa etiqueta se añadirán.

Gmail

Calendars(Calendarios)

Requisitos

Para que los Contactos compartidos funcionen adecuadamente, debes entrar a tu Google Apps Control Panel y,

    1. Activar Contact Sharing (Compartir contactos)
    2. Elegir mostrar los Contactos compartidos o los perfiles de dominio y los Contactos compartidos

En el Control Panel (Panel de control)

  1. In the Control Panel

También tendrás que activar las configuraciones que permiten a los usuarios instalar apps de Google Drive en el Admin Console(Consola del administrador) para que las hojas de cálculo se puedan añadir y modificar en Drive. Esta configuración se encuentra en Google Apps > Drive > General Settings(Configuraciones generales) ‘ al seleccionar 'Allow users to install Google Drive apps (permitir que los usuarios instalen Google Drive Apps)'’.

Los contactos en Outlook

Si estás corriendo Google Apps Sync for Microsoft Outlook, (GASMO), puedes usar Outlook para acceder a la información de contactos globales para todos en tu dominio, siempre y cuando hayas activado una Global Address List(Lista global de direcciones) para tu dominio. Si tú o tus usuarios no pueden ver direcciones de grupo o Contactos compartidos, obtén la dynamic Global Address List(Lista global de direcciones dinámica) en tu dominio.

Consulta el artículo completo: Microsoft Outlook & Integration (Microsoft Outlook e Integración)

*Podría tomar hasta 24 horas para que tus Contactos compartidos aparezcan en Google Contacts y en el GAL en Outlook.

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